* 일정관리 고수님들은 '뒤로가기' 버튼을 누르시는 것이 정신건강에 이로우십니다.

과거 '다이어리'가 있던 시절을 기억해보자. 다이어리의 구조는 간단했다. 뭔가를 조그맣게 필기할 수 있는 월간 달력, 그리고 시간대 별로 '해야할 일'을 적어놓을 수 있는 일간 계획표. 그걸로 끝이었다.

어느 날 '플래너'라는 것이 등장했다. 일정관리를 너머서 이제는 '자기계발'을 위한 '시스템'까지 있다. 이 '플래너'를 사용하기 위해서는 공부까지 해야했다. 뭔가 더 적을 것이 많아졌고, 예전에는 수첩 한 권 두께면 충분했던 다이어리의 두께는 건빵봉지 만큼이나 두꺼워졌다.

스마트 폰이 등장했다. 많은 사람들이 스마트 폰에 열광했다. 이들은 기존에 가지고 다니던 '종이'로 된 다이어리(혹은 플래너)를 집어던져 버리고, '내 손 안의 작은 다이어리' 스마트 폰을 이용하기 시작했다. 스마트 폰을 가진 사람들에게 스마트 폰의 무엇이 좋으냐고 물어보면 대부분 "일정관리가 편합니다." 라고 대답한다. 그닥 바쁘지 않은 사람들도 스마트 폰을 손에 넣으면 뭔가 일정을 관리해야 할 것 같았다. 직장상사들은 직원들이 스마트 폰을 들고 다니면 "오, 스마트 한 직원인데" 라며 일정관리도 스마트하게 해야 할 것처럼 대하기 시작한다. 뭔가 일이라도 잘못되는 날이면 "스마트 폰 쓰는 사람이 왜 이래?" 라고 비아냥 거린다. 

보다 더 '스마트하게' 일정을 관리하고 싶은 사람들은 인터넷을 뒤져서 '구글' 혹은 '아이클라우드' 라는 것을 알게 되고 캘린더를 동기화 시킬 수도 있다는 것을 배우게 된다. 그리고 관련 어플을 찾아보는데, 맙소사. 광활한 앱스토어에 깔려 있는 '관련 어플'들은 김밥천국의 메뉴판 만큼이나 방대해 보인다.

어떤 어플을 선택해야 할지 감이 잡히지 않아 '별이 많은' 어플들 부터 차례로 받아본다. 그러나 뭔가 원하는 기능이 하나 빠져있거나, 다시 찾아보면 그 원하는 기능이 '있을 것 같은' 어플을 찾게 되어 다시 그 어플을 지르게 되지만 역시 또 뭔가가 아쉽다. 관련 커뮤니티에서 질문을 해보고, 사용기등을 물어보아도 돌아오는 대답은 제각각이다. 어떤 사람은 A라는 어플을 추천해주고, 또 어떤 사람은 B라는 어플을 추천해준다. 다들 좋다고 하니 더 이상 갈피를 잡을 수 없다.

결국 '돈 값은 한다'는 값비싼 어플 하나를 다운 받는다. 그런데 이게 왠일인가. 메뉴가 영어인 것은 둘째치고라도 메뉴 구성이 마치 미로 같다. 사용설명서를 읽어야 한다니.

<어떤 어플은 메뉴 설정만으로 지치게 만든다.>
정작 많은 시간을 투자하여 어플을 사용해볼라치면 또 뭔가가 발목을 잡게 된다. 뭔가 설정이 덜 됐다던가, 구글과 동기화가 안됐다거나, 설정이나 동기화는 문제가 없는데 내가 필요로 하는 기능이 역시 빠져 있다던가.
본격적으로 일정관리를 하기 전에, 우리는 이미 지쳐버리게 된다. 일정관리는 고사하고, 어플관리도 만만찮은 것이다.

이 이야기는 남의 이야기가 아니다. 바로 여러분들의 이야기, 그리고 나의 이야기다. '스마트' 해지기 위해 공부를 해야한다는 건 다시 생각해보면 뭔가 불편하다. 사람이 사용하기 편하도록 '기계가 스마트' 해져야 하는 것이 정상 아니던가. 일일히 수작업으로 설정을 하다보니 이렇게 불편할 수가 없다.

이 포스팅은 이제 막 '스마트'해지려는 분들을 위한 포스팅이다. 골치아프게 이런저런 어플을 구입해서 돈낭비를 하지 않도록, 무엇보다도 '설정' 하고 '공부' 하며 '메뉴얼'을 읽는데 시간을 쏟지 않기 위한 포스팅이다. 그래서 본인이 대신 이 모든 것들을 투자했다. '스마트한 일정관리'를 하고 싶은 분들은, 이 포스팅을 눈여겨 보시면 되겠다. 생각해보면 아주 간단하다. 요즘엔 GTD(Getting Things Done)[각주:1]라는 개념도 생겨서 더 암울하다. 그러나 걱정할 것 없다. 일정관리를 하기 위해, 우리는 타임머신을 타고 과거로 돌아갈 것이다. 그 당시에는 '플래너'니 'GTD' 따위의 것들이 없어도 다들 멋지게 자기계발들을 해냈다. 그러니까 정말로 간단하고, 편리하게 모든 일을 한 번에 할 수 있는 것이 바로 '일정관리'의 본질이다.

구글 캘린더? 아이클라우드 캘린더?


이 포스팅은 애플 디바이스를 가지고 있는 분들을 위한 포스팅이다. 아이폰/아이패드를 가진 분들이 대상이다. PC는 '윈도우 PC'여야만 한다. 내가 애플사의 PC를 가지고 있지 않기 때문이다. 즉, 아이폰/아이패드를 가진 분들 중 윈도우 PC를 이용하는 유저들을 대상으로 하고 있는 것이다.

일정관리에는 두 가지 종류가 있다. 우리가 일정관리라고 부르는 것은 '달력에 일정을 적는 것'과 '내가 해야 할 일을 적는 것' 두 가지를 포함한 개념이라 보면 된다.
여러분들이 예전에 사용하던 '다이어리'를 상상해보면 된다. 월간 계획 + 일간 계획을 합쳐놓은 것이 바로 일정관리다.

나는 아이폰4S와 아이패드2를 가지고 있다. 내가 원하는 것은 아이폰4S - PC - 아이패드2 가 전부 동기화가 되는 것이다. 그리고 '캘린더'에 '캘린더 일정(월간계획)' 과 '할일(일간계획)' 모두가 보여야 한다.
그러자면 먼저 캘린더부터 선택해야 했다.

가장 많이 쓰이는 캘린더는 '구글 캘린더'. 다양한 부가기능들과 쉬운 동기화, 그리고 아이폰/아이패드 관련 어플등을 보자면 캘린더는 역시 구글이다. 그런데 애플이 iCloud를 발표하면서 아이클라우드와 일정을 동기화 할 수 있게 되었다.
나는 솔직하게 말하자면 처음에 내 모든 일정을 아이클라우드와 동기화 시키려고 하였다. 바로 아이클라우드 캘린더 때문이다.


아이클라우드 캘린더가 얼마나 편한가 하면 TV광고에서 처럼 "여기에서 입력하면 저기에도 되어있고" 가 가능하다. 예를 들어 아이폰 캘린더에서 일정을 적으면 PC의 아이클라우드 캘린더에도 그 일정이 그대로 나타난다. 여기서 중요한 것은 캘린더를 그냥 PC화면에 띄어놓기만 해도 아이폰에서 입력한 일정이 저절로 나타나는 것이다.
반면에 구글캘린더는 아이폰 캘린더에서 일정을 입력하면 역시 구글 캘린더에도 동기화 되어 PC상의 구글 캘린더에 동기화 되는 것은 아이클라우드 캘린더와 동일하나 '새로고침'을 눌러주어야만 아이폰으로 입력한 일정이 나타난다.
그 이외에는 두 캘린더의 기능이 동일하다고 보면 된다.

만일 조금의 노력이라도 들이고 싶지 않으시다면 단연 아이클라우드를 선택하는 것이 좋다. 아이폰/아이패드를 구입하면 '기본 달력'과 애플 아이디만 있다면 언제 어디서든 동기화가 쉽게 된다. 이처럼 간단한 방법이 없다. 그러나 그럴거면 아예 이 포스팅을 시작하지 않았다. PC의 아이클라우드 캘린더에서 아이폰 캘린더로 작성한 일정이 품위있게 나타나는 것만으로는 '어딘가 부족한' 느낌이 든다. 이제 여기서 조금 역동적인 방법을 써보자. 바로 구글 캘린더를 이용하는 것이다.

구글 캘린더의 장점은 바로 '범용성'에 있다. 말 그대로, '언제' '어디서' '어떤 스마트 폰'으로도 일정을 관리할 수 있다. 예를 들어 여러분이 가지고 있는 스마트 폰은 아이폰. 그런데 아이폰의 배터리가 완전히 방전되었거나 혹은 잃어버렸는데 급하게 일정을 확인해야 한다면, 그리고 여러분의 주변에 스마트 폰은 오로지 안드로이드라면, 구글 캘린더가 답이다. 아이클라우드의 웹서비스는 안드로이드 웹 브라우저에서 구동되지 않는다. 또한 아이폰으로 일정을 보기 위해서는 자신의 애플 아이디가 있어야 하는데 다른 사람의 아이폰 기기로 자신의 애플 아이디를 입력해서까지 보는 것은 번거롭다. 구글 캘린더는 그냥 구글에 접속해서 로그인만 하면 된다.

구글 캘린더 설정하기

일단 구글 캘린더로 일정관리를 하기 위해서는 자신의 아이폰/아이패드를 구글 캘린더와 '동기화' 시켜야 한다.
동기화 시키는 법은 간단하다.

1. 설정으로 간다.


2. 설정에서 Mail, 연락처, 캘린더를 선택한다.

 


3. 계정추가를 선택한다.


4. Microsoft Exchange 를 선택한다. Gmail이나 iCloud는 선택하지 않도록 주의한다. Gmail을 선택하는 것은 나중에 메모 동기화에서 이용할 것이다.


5. 그러면 다음과 같은 화면이 나온다. 자신의 이메일과 사용자 이름(구글 ID), 암호(구글 암호) 를 입력한다.
도메인은 입력하지 않고, 설명에는 편한 이름을 붙인다. (ex. 구글 캘린더, 구글 메일 및 캘린더)


6. 그럼 다음과 같이 확인하는 과정이 나온다.
 


7. 그럼 다시 다음과 같은 화면이 나오는데 '서버' 란을 입력해야 한다. '서버' 란은 스크린 샷과 같이 m.google.com 을 입력하면 된다. 그러면 다시 확인을 한다.


8. 계정설정이 완료되면 다음과 같은 화면이 뜬다.

 


9. 하단의 '캘린더'를 활성화 시켜주어야 한다. 그렇지 않으면 이 작업은 의미가 없다. 다음과 같은 메시지가 뜨는데, 나의 아이폰에 유지를 선택한다.


10. 그럼 다음과 같이 '구글 메일 및 캘린더' 계정이 완료되어 있는 것을 알 수 있다.



여기까지 진행했다면 여러분들은 팔부능선을 넘은거나 다름없다. 지메일을 메인으로 쓰고 계시는 분이라면 지메일도 실시간 푸시로 들어올 것이다. 주소록이 구글에 저장되어 있다면 여러분의 아이폰 연락처를 보라. 구글에 저장된 주소록이 주르륵 뜰 것이다.
여기서 중요한 것이 있는데, 설정 -> Mail, 연락처, 캘린더 로 들어간다. 그리고 밑으로 내려보면 '캘린더'라는 항목이 있고 다음 스크린샷과 같은 화면이 보이게 되는데, '기본 캘린더'를 꼭 아까 설정한 지메일 계정으로 해주는 것을 잊으면 안된다.



이제 설정이 끝났으니 활용을 해보자. 아울러 일정관리의 또 다른 핵심이라 할 수 있는 일간계획이나 '할일' 같은 것들을 동기화 시키는 것도 알아보자.

구글캘린더 활용하기 및 유용한 어플리케이션


아이폰의 기본 캘린더에 들어가보자.
그러면 다음과 같은 화면이 뜰 것이다.


왼쪽 상단의 '캘린더'를 선택한다. 그러면 다음과 같은 화면이 나올 것이다.


보시다시피 아까 설정한 구글 메일 및 캘린더가 활성화 되어 있다. 이제 우측 상단의 '완료'를 선택하고 다시 캘린더로 돌아와서 아무 날짜나 입력하고 테스트를 해보자.

2월 2일에 'Test'라는 일정을 입력해보았다.


아이패드 캘린더에서도 나오고(아이패드도 동일하게 지메일 설정을 해주어야 한다.)

 

무엇보다도 웹의 구글 달력에서도 나타난다.


이제 우리는 언제 어디서든 '캘린더'를 동기화 할 수 있는 방법을 알았다. 구글에 접속만 될 수 있다면, 자신의 스마트 폰이나 아이패드를 잃어버리는 불상사가 발생해도 늘 구글에 접속해서 일정을 확인하거나 주소를 확인 할 수 있다.

그런데 여기서 한 가지 문제가 발생한다.
바로 아이폰의 캘린더가 너무 '구리다'는 것이다. 아이폰은 일정이 '점'으로 나온다. 그래서 월간 일정을 한 눈에 볼 수 없다. 아이패드는 기본 캘린더가 상당히 괜찮지만, 아이폰은 기본 캘린더가 그냥 점만 찍혀 있으니 답답한 것이다. 그래서 우리는 다양한 달력 어플들을 구입하게 된다. 스마트 캘린더, CCal, 등등의 달력등을 유료로 구입해 봤지만 나는 여기서 딱 한 가지 유료 캘린더 어플을 추천하고자 한다.
바로 Week Calendar 라는 어플이다.


가격은 골랑 1.99달러. 다른 캘린더 어플에 비하면 비교적 저렴한 편이다. 어플 내에 따로 구입해야 하는 것들이 있는데 한국 휴일이나 축구 일정 같은 것들이다. 이것들은 구입할 필요가 없다. 특히 한국 휴일이나 음력을 캘린더에 보이게 하는 방법은 이미 인터넷에 검색해보면 널려있다. 굳이 돈을 주고 살필요는 없다.
이 캘린더는 따로 설정도 필요없다. 디자인도 이쁘고 다양한 형태로 달력들을 볼 수 있다. 아이폰에서는 이 캘린더 하나면 끝이라고 감히 말씀드리고 싶다.
이 어플에 대한 활용법은 특별하게 언급할 필요도 없다. 너무 간단해서 그냥 한 번만 해보면 다 할 수 있을정도다. 다만, 새로운 일정을 입력할 때는 캘린더를 길게 눌러야지만 'New' 라는 팝업이 뜨면서 새 일정을 입력할 수 있다. 여러분들이 이미 기본 캘린더를 '구글'로 했기 때문에 여기서 입력한 일정들은 전부 구글 캘린더와 동기화 된다.
당연히 이 위크 캘린더에서 입력한 일정을 아이패드 캘린더에서 볼 수도 있다.
이 어플의 단점이라면 일정에 '사진을 첨부할 수 없다'는 점이다. 그러나 지도를 첨부할 수 있다.
비슷한 기능의 캘린더 어플인 CCal은 사진을 첨부할 수 있지만 지도를 첨부하는 기능이 완전 빈약하다. 선택은 자유지만 나는 Week Calendar를 추천하고 싶다. 왜냐하면 사진보다는 지도(위치)가 일정에 포함되는 것이 더 효율적이라 생각하기 때문이다.


다음은 하루 일정이나 해야할 일들을 하는 부분이다. 포켓 인포먼트는 캘린더와 일정을 동시에 할 수 있어 편하지만 복잡하고, 설정하는데 피곤하다. 그러니 일정관리 프로그램을 따로 하나 두는 것이 차라리 마음이 편하다.
다양한 일정관리 어플들이 있지만 본인이 추천하는 어플은 바로 국산인 Plan & Note 라는 어플이다.


3.99달러짜리 이 국산 어플은 프랭클린 플래너를 기초로 만들어진 어플이고, 개발자가 상당히 의욕적이며, 유저들의 요구가 비교적 잘 반영이 되고 있다. 그런데 사실 나는 이 어플을 구매하고 환불을 받을까도 잠시 고민했었다. 몇 가지 마음에 들지 않는 것들, 즉 '프랭클린 플래너'를 '기초'로 하고 있다는 점, 그리고 개인적인 탭을 만들 수 없다는 점, 할일에 '사진 첨부'가 되지 않는다는 점등이 있었지만 일단 편리하게 구글 캘린더와 연동이 된다.(아이클라우드 캘린더와도 연동이 된다.) 만약에 내가 오늘 해야할 일등을 작성했다면 기본 캘린더 및 구글 캘린더에 해야할 일들이 표시가 된다.
실은 이 어플에도 달력기능이 있다. 그러니 위의 Week Calendar를 따로 구입하지 않아도 된다. 다만 본인은 두 어플을 동시에 스고 있는데 Week Calendar는 말그대로 아이폰 캘린더 전용, Plan & Note는 할일을 정리하는 데만 이용한다. 미학적으로 봤을 때, Week Calendar가 보기에 더 이쁘기 때문이라는 개인적 취향 때문이다.

우선 이 두가지 어플만 있다면 여러분들의 일정관리는 끝났다고 보면 된다.
이 어플들은 별다른 설정도 없으면서 구글과 쉽게 동기화가 된다. 그러면 실은 일정관리 본연의 임무에 충실한 것 아니던가?

자, 여기서, 이쯤이면 포스팅이 끝날법도 하지만, 아이폰 기본 메모장을 구글과 동기화 시키는 법에 대해 알아보도록 하겠다. 어떤 블로거 분들은 이런 긴 내용은 1,2 편으로 나누어서 포스팅들 하시겠지만, 그러면 어디 감질맛 나서 살 수 있겠는가. 한 방에 갑시다.

아이폰/아이패드 기본 메모장을 구글과 동기화 시키는 방법


아이폰의 기본 메모장은 말 그대로 완전 기본이다. 사실 그래서 가장 많이 손에 간다. 일단 급한대로 기본 메모장에 얼른 메모를 하기 때문이다.
그렇다면, 아이폰 기본 메모장의 내용들을 구글에 저장할 수 있는 방법이 있을까?
당연히 있지. 그럴려면 우선 설정에 들어가 계정 하나를 더 만들어야 한다.

아까 그림으로 이미 설명했으니 말로 설명하도록 하겠다.

설정 -> mail, 연락처, 캘린더 로 들어간다.
계정추가를 선택하고, Gmail 을 선택한다. 아까는 마이크로소프트 익스체인지를 설정했으나 이제는 Gmail을 선택해야 한다. 그러면 입력하는 란이 나오는데 완전 간단하다. 이름은 그냥 지메일에서 쓰는 한글이름이나 아무거나 입력을 하고, 이메일 란에는 자신의 지메일 계정을 입력해주며, 암호는 지메일 암호, 설명에는 '메모장' 정도로 해두자.
완료가 되면 메일, 캘린더, 메모 등을 활성화 시킬 수 있는 화면이 나오는데(맨 위에 스크린 샷 8번과 같은 화면) 여기서 메일과 캘린더는 꺼주고 메모만 켜주도록 하자.

그리고 아이폰 기본 메모장을 실행시키자.


그럼 다음과 같이 좌측 상단에 '계정' 이라는 것이 있을 것이다. 계정을 선택해보자.


그럼 방금전에 만들었던 구글 메모가 보일 것이다. 이 구글 메모를 선택해서 입력하는 모든 메모는 구글로 백업이 된다.
기본 메모를 '구글 메모' 로 하려면 다음과 같이하면 된다.

설정에 들어간다.


그럼 다음과 같이 '메모' 항목이 있다. 선택을 하자.


그러면 기본 계정을 선택할 수 있다.

구글에 저장된 메모는 어디서 볼 수 있느냐 하면
www.gmail.com으로 접속을 한다.


빨간색 원안에 notes 라는 항목이 있다. 여기를 클릭하면 메모들이 보인다.

이제 기나긴 여정이 끝났다. 쓰는 본인도 힘들었지만 읽는 여러분들도 힘드셨으리라. 포스팅은 길지만, 사실 작업이 끝나면 굉장히 간단함을 알 수 있을것이다.
많은 사람들이 일정관리를 얼마나 복잡하게 하는지는 잘 모르겠다. 기능이 많을 수록 더 좋아하고 편리한 분들도 분명 많이 계시리라. 그러나 본인이 생각할 때, 일정관리란 최대한 '간결하고' '편하며' '한 눈에 모든 것을 볼 수' 있어야 한다는 것이다. 수많은 폴더나 탭들을 휘젓고 다니며 일정들을 관리한다면, 일정에 적힌 일을 하기도 전에 지쳐버릴 것이다.(아니면 이미 그 전에 설정이나 사용설명서를 보다가 포기할지도)
일정관리란, 간단 할수록 더 즐겁고 재미있게 관리할 수 있음을, 이번기회에 개인적으로 깨달았다.
물론, 아주 당연하게도 이 방법은 완전 기본이기 때문에, '고수' 분들의 활용방식은 또 다를지 모르겠다. 더 나은 팁, 더 나은 어플들이 있다면 소개해주시면 감사드리겠다.
끝으로 이 기나긴 포스팅을 읽어주신 분들께 무한한 감사를 드리며, 부디 이 포스팅이 출퇴근 시간, 점심시간에 심심치 않은 포스팅이었길 바라며 성공적인 일정관리들을 하실 수 있도록 바라며 마치도록 하겠다.


  1. http://ko.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done [본문으로]
  1. 화이트송 2012.07.18 14:34 신고

    이 내용 정말 굿입니다
    100개라도 추천해드리고 싶네요
    전 이미 주소 복사 해놨죠

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